사무전결 하향 위임으로 책임감 부여
결재방식 개선으로 업무 효율성 기대

하남시가 업무효율성 제고를 위한 '보고체계 혁신계획'과 '전자자료명 표준화 및 실명화 운영계획' '사무 위임 전결 및 기안 혁신계획'등을 추진하고 있다. 사전준비와 사후 점검을 통해서 실제적 적용을 목표로 하고 있는 혁신의 내용들을 살펴본다. <편집자 주>

[하남]하남시가 행정업무 효율성 제고를 위한 참신한 시책을 한가지씩 충실히 추진하고 있는 가운데, 취임 100일째를 맞는 홍동표 하남시부시장를 중심으로 총무과 혁신분권팀에서 의욕적으로 시행중인 '보고체계 혁신업무'가 체계적으로 진행되고 있어 주목을 받고있다.

▲ 하남시가 업무혁식을 위한 구체적 실천마련에 나서고 있다.(사진은 2005년 하남시청 시무식 모습)

혁신분권팀이 지난 3월중 실시한 보고체계관련 설문조사 자료를 근거로 수립한 '보고체계 혁신업무'는 경미한 사항에 대한 보고서 요구폐지, 결재 대기시간 축소, 비대면보고 활성화를 목표로 설정해 진행되고 있다.

하남시 본청 근무 5급 이하 직원을 대상으로 실시한 3월의 설문조사 결과, 16%의 직원만이 현재의 보고체계에 만족 한다는 응답을 함으로서 기존 보고체계에 대한 문제점이 파악됐다.

특히 시장.부시장의 결재가 3-4일 이상 소요 된다는 답변이 58%에 달해 보고체계의 개선을 통한 소요시간 단축의 필요성이 시급하게 대두 됐었다.

긴급한 현안 발생시 신속히 보고 할 수 있는 방안으로는 70%의 직원들이 전자문서를 통한 보고를 선호 했으며, 쪽지는 15.2%, 대면을 통한 보고는 7.6%순으로 나타났다.

기존 보고체계 방식에 대한 불만족 사안으로는 '경미한 사안에 대한 보고서요구' '보고 대기시간'등에 대해서 개선욕구가 있는 것으로 파악됐다.

또한 현재의 보고체계 방식중 개선사항으로는 92.8%의 직원들이 보고서 규격화(1-2매 이내)를 바라고 있으며, 경미 사안에 대한 관리자의 불 필요한 보고서 요구 폐지(31.2%), 보고서의 외형치장 개선(28.2%)등을 희망하고 있었다.

이러한 직원들의 설문조사 결과를 바탕으로 하남시는 사안별로 구체적인 실행방안을 수립해서 즉각 시행에 들어갔다.

각 실과에 지시된 내용을 보면, 경미사항에 대한 보고서요구를 금지하고 메모나 구두보고, 전화보고를 적극적으로 권장키로 했으며, 보고방식의 가이드라인을 설정해서 사안별 보고방식에 대해 범위를 설정했다.

또한 결재는 비대면 전자결재를 원칙으로 하고, 쪽지보고와 전화.이메일 보고를 적극적으로 실시키로 했다.

보고 대기시간 축소를 위해서는 시장결재는 전자결재를 기본원칙으로 하며, 필요시 결재권자가 입안(보고)자를 호출하고, 각 단계별 1일 이내 결재를 원칙으로 결재서류가 기안일로부터 4일 이내에 완료 되도록 정했다.

이로서 시장결재(보고)를 요하는 중요 결재서류에 대한 시한제 운영을 도입해, 신청 민원인과 직원들의 업무능률을 한층 높일 수 있게 됐다.

<보고체계 혁신계획>
=전자결재 활성화
전자결재 및 수기결재 이용현황 분석 및 개선(안)에 대한 평가작업을 정해진 일시에 실행하며, 그 동안 문제점으로 지적되어 온 책임회피를 위한 상향보고 관행을 개선하기 위해서 위임전결 규정을 철저히 준수토록 전달됐다.

=보고서 규격화(1매) 운동 전개
긴급.단순.경미한 현안 보고서는 가급적 1-2장의 표준서식으로 작성 후 보고하며, 보고서 작성기법 단순화 및 표준화를 통해서 문서의 규격화를 통한 업무의 표준화를 기하기로 했다.

=각종 보고회 보고방식 개선
국장급이상의 간부회의는 비서면 회의로 전환하고, 대신에 회의 진행을 당면 현안사항에 대한 집중토의로 이끌어 나가기로 했다.

=보고체계 혁신계획 기대효과
하남시는 '보고체계 혁신계획'을 통해서 ▷의사결정의 신속화 및 책임행정의 확립 ▷보고체계 개선을 통한 업무효율성 제고 ▷대기시간 절감과 불필요한 전화억제로 고유업무 추진강화로, 직원들이 여유시간을 혁신학습활동과 자기개발에 치중 할 수 있기를 기대하고 있다.

<사무 위임전결 및 기안 혁신계획>
총무과 혁신분권팀에서 직원들을 대상으로 실시한 설문조사 결과, 현재의 사무 전결권이 형식적으로 준수되고 있거나 불균형적인 사무 위임전결사항이 있다는 지적에 따라, 사무위임전결의 확립으로 의사결정의 신속화와 책임행정을 실천해 행정의 생산성을 높이기 위한 계획이다.

=현황 및 문제점
현재 이뤄지고 있는 하남시의 사무전결처리규칙상에 의한 전결권을 분석해 보면, 실무자 9개, 팀장 5개, 과장 1302개(61%), 국장 298개(14%), 부시장 258개(12%), 시장 265개(12%)로 나타났다.

이는 단순사무에 대한 실무자 전결이 미미한 실정이며, 반면에 시장.부시장의 결재사항이 과다하게 편중된 것으로 분석되고 있다.

비교 대상인 평택시의 경우, 시장의 전결권은 2.5%, 부시장의 전결권은 4.3%로 나타나 하남시와 상당한 격차를 보이고 있으며, 이는 장기적인 정책개발과 판단에 많은 시간을 할애해야 하는 시장과 부시장의 시간을 빼앗고 있다는 결론이다.

또한 경기도내 타 지자체와 평택시를 분석해 본 결과, 각 부서의 회계.서무관련 업무를 하급직이 담당하고 있으며, 팀원중 상위직급은 업무의 난이도와 중요도에 따른 업무를 수행하고 있는데, 하남시의 경우는 각 부서의 고참 직원이 회계업무를 담당하고 있는 것으로 집계됐다.

=사무 전결권 및 기안에 대한 설문조사 결과
사무 전결권 및 기안에 대한 설문조사 결과, 대상자의 18%만이 만족하고 있는 것으로 나타났는데, 이는 전결규정의 형식적인 준수(39.7%), 책임전가형 상향결재(27.1%)등이 문제점으로 드러났다.

또한 팀원간 업무 배분에 대해서도 40.2%가 팀원간 업무배분이 부적정하다고 응답했는데, 직원들이 원하고 있는 업무분장 방식으로는 팀원합의하에(52.4%), 업무 중요성.난이도에 따라 직급순으로(44.4%)로 조사됐다.

= 사무 전결권 및 기안에 대한 개선계획
의사결정 지연에 따른 부작용을 최소화 할 수 있도록 현행 사무전결처리규칙의 대폭적 하부위임 개정추진과 시장.부시장의 전결권을 대폭적으로 하부에 위임함으로써 국.과장 중심의 책임행정 기반을 조성하고 동시에 시장.부시장의 일상적인 업무부담을 경감해서 정책판단과 연구에 전념 할 수 있도록 배려 한다는 것이다.

하남시는 이에 대한 구체적 실행계획으로 시장의 전결권을 현재의 12%대에서 2005년 9월까지는 7%, 2006년 9월까지는 4%대로 낮추기로 목표를 설정하는 방안을 검토중에 있다.

이와는 별도로 최초 기안 직급을 실무자에서 과장급까지로 상향조정.확대해 나가고 원칙적으로 시장결재는 과장급이, 부시장 결재는 팀장이, 국.과장 결재는 실무자로 기안자를 지정해서 운영하는 방안도 제기되고 있다.

= 팀원간의 업무 분장 투명화
팀원간의 업무 분장을 명확히 하기 위해서 팀원 합의하에 업무 중요도와 난이도에 따른 업무배분을 재설정해 팀장.고참직원순으로 중요업무와 난이도 있는 업무를 수행하도록 개선하는 것도 적극 검토중이다.

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'시민 편의와 실무자 중심의 행정집행'
하남시 행정혁신에 나선 홍동표 부시장

▲ 하남시 홍동표 부시장

"지금 우리 공직에는 변화와 혁신의 거대한 물결이 밀려들고 있는데, 하남시 공무원들이 적극적인 의지로 물결에 합류 해야 만 시민을 위한 최상의 서비스를 제공 할 수 있으며, 이러한 것이 공무원의 기본자세가 되야 한다"는 것이 홍부시장의 지론이다.

취임 이후 그 동안의 관행대로 쉴 새 없이 밀려오는 각종 결재서류와 내방객 면담으로 하루 업무의 많은 시간을 할애 할 수 밖에 없는 실태를 파악하고, 이교범 하남시장에게 이러한 문제점들을 보고 한 후, 현행 보고체계와 사무 위임전결에 대한 업무분석을 해당부서에 지시했다.

"불 필요한 일 버리기와 경미한 사안에 대한 전화보고등을 통한 업무시간의 단축, 최고 의사결재권자인 시장.부시장에게 집중되어 있는 결재권(전결권)을 국.과장 중심으로 대폭 위임하여 신속한 일 처리와 책임행정을 이루고자 한다"고 홍동표 부시장은 말한다.

"시장과 부시장은 시 발전을 위한 새로운 사업과 정책 구상에 많은 시간을 할애해야 한다"는 것이 부시장의 생각이다.

"혁신이란 갑자기 이뤄지는 것이 아니며, 기존에 하던 일에 문제의식을 가지고 미래지향적, 고객지향적 변화를 시도하다 보면 뭔가 달라지고, 하다 보니까 불합리 하였던 것 들이 개선된다"  "그 것을 내부 고객인 공무원이나 외부 고객인 시민이 피부로 느끼면 그것이 곧 변화요 혁신으로 생각한다"는 홍동표 부시장은 "이교범 시장도 이러한 점 들에 대해서 적극적으로 공감하고 있으며, 모든 계획들이 성공적으로 추진 될 수 있도록 충분한 배려를 해 주고 있다"고 말했다.