전담 인원 단 1명, 기록물등록대장 부실

市   ‘기록물자료관 시스템구축’ 준비중

[하남]시승격 15년째인 하남시가 행정업무를 수행 하면서 만들어 내는 각종 기록정보자료 관리를 제대로 하지 않고 있다는 지적이며, 이러한 기록물관리상의 허점으로 인해 그 동안 엄청난 금액과 시간과 인력을 들여 만든 행정문서와 각종 용역자료들이 제대로 활용되지 않아서 예산낭비와 수준 낮은 행정처리라는 평가를 받고 있다.

▲ 하남시 청사

정부는 지난 1999년에 ‘공공기관의 기록물관리에 관한 법률’을 제정 했는데 “기록유산의 안전한 보존과 공공기관의 기록정보의 효율적 활용을 도모”하는 것을 목적으로 하고 있다.

이 법에 의하면 국가 또는 지방자치단체는 업무와 관련해서 생산 또는 접수한 문서,도서,대장,카드,도면,시청각물,전자문서등 모든 형태의 기록정보자료를 기록물로 규정하고 모든 공무원은 공공기관의 기록물을 보호 할 의무를 갖도록 규정하고 있다.

현재 하남시는 본청 건물 4층에 있는 50평 규모의 문서고 1개소와 의회동 지하층의 20평형 크기의 행정자료실 1개소를 보유하고 있지만 법이 정하고 있는 제반 규정과 원칙을 제대로 이행하지 않고 있는 것으로 파악됐다.

‘공공기관의 기록물 관리에 관한 법률’ ‘공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행령’ ‘공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행규칙’등의 현행 법에 의하면 “공공기관은 기록물을 기록물분류기준표에 따라 처리과별·단위업무별로 분류하여 기록물등록대장에 기록한다”고 규정되어 있지만 하남시의 경우는 가장 기본적이어야 할 기록물등록대장 관리가 허술 한 것으로 밝혀졌다.

 

규정 어기고 각 실과별로 보관문서 별도 관리

현 규정상으로는 3년이 지난 자료는 주무부서 담당자의 책임하에 문서고로 이동해야 하지만, 시 행정 최고 책임자인 하남시장의 기록물 관리에 대한 인식부족과 각실과에서도 진행업무에 사용중이다는 이유로 보관문서로 분류해서 계속 실과에 보관해서 이를 지키지 않고 있다.

이로 인해 기록물등록대장과 실제 보관중인 기록물이 일치하지 않고 주먹구구식 문서관리가 이뤄지고 있다.

▲ 2004년 하남시청 신년인사회의 모습

현재 하남시의 문서 및 자료관리는 총무과의 행정요원 1명이 이 업무를 전담하고 있으나 2국 2담당관 16과 2소 10개동(洞) 101팀 540여명의 공무원들이 매일 같이 만들어 내는 각종 다양한 기록물을 체계적으로 분류,기록, 관리 하는 것은 엄두도 내지 못하고 있다.

뿐만 아니라 그 동안 한 건당 수 억원의 거액을 들여서 만들어진 각종 용역자료와 연구자료들의 보존과 관리도 제대로 이뤄지지 않는 것으로 드러났다.

 

데이타베이스(DB)화 안돼 주제어 검색방식 불가능

더욱 심각한 것은 그나마 있는 문서자료들 조차도 데이터베이스(DB)화가 되지 않아서 문서를 직접 생성한 과는 물론이고 관련업무가 있는 타 실과등에서 자료를 찾으려 할 때 불가능한 실정이다.

DB화가 이뤄지지 않은 하남시의 기록물관리체계와 문서고 기록물관리를 전문요원이 아닌 각 실과별로 관리하고 있는 허술한 문서관리 방식으로 인해서 필요한 자료를 곧 바로 찾아서 활용할 수 있는 주제어 검색방식등에 의한 것은 꿈도 꾸지 못하고 있다.

하남시의 한 고위 관계자는 “인사이동으로 신규업무를 맡은 공무원들이 자신의 업무를 곧 바로 파악하기 위해서는 잘 정리된 기록물관리시스템에 의해서 각종 업무파악이 이뤄져야 하지만 불행하게도 하남시에서는 그러한 기대를 할 수 없다”고 잘라 말했다.

이 관계자는 “매년 수십억원을 들여서 만들어내는 각종 용역자료 마저도 체계적으로 분류.관리되지 못하고 해당 과별로 별도 보관해 어느 과에 어떠한 용역결과물이 있는지 조차도 모르고 있다”고 말해서 하남시청 내부적으로도 이러한 문제점을 인정하고 있었다.

하남시도 이러한 제반 문제점들을 인식해 ‘기록물자료관 시스템구축’을 준비하고 있으며, 현재 1명뿐인 인력의 증원이 시급 하다는 전제하에 대책을 수립중에 있다.

 

‘시스템구축’ 앞서 행정책임자의 인식전환 더 중요

하남시 주무부서에서는 2006년 상반기까지 3명을 증원해서 총4명으로 인력을 확충하고, 그동안 전담인력 부재로 소홀했던 기록물에 대한 관리체계를 확립하겠다는 계획을 세우고 있다.

또한 ‘기록물자료관 시스템구축’을 적극 검토하고 있으나 약 2년전부터 이 시스템을 구축하고 있는 경기도와 부천시의 실패사례를 예의 주시하면서 안정적인 시스템이 확인되는 시점에서 도입하겠다는 뜻을 밝히고 있다.

이러한 하남시의 방침에 대해서 비즈니스 데이터베이스 구축 업계에 종사하는 이부승씨(40)는 “DB구축을 위해서는 데이터베이스의 중요성에 대한 행정 책임자인 하남시장의 인식 전환과 결단이 최우선 되야 한다”면서 “국민의 알 권리 차원에서도 국민의 세금으로 일하는 공무원들이 공무중에 생성하고 습득한 기록물 자료들을 체계적으로 정리하고 관리해서 국민들이 언제든지 손 쉽게 정보를 공유할 수 있게 만드는 것은 매우 중요하다”고 말했다.